Cấu hình tên miền để sử dụng email và kiểm tra gửi nhận email

Email doanh nghiệp không chỉ là công cụ trao đổi thông tin, mà còn là bộ mặt chuyên nghiệp của thương hiệu. Việc sử dụng email có đuôi tên miền riêng như tenban@tencongty.com không chỉ tăng độ tin cậy mà còn giúp kiểm soát dữ liệu và bảo mật cao hơn.

Tuy nhiên, để sử dụng email hosting hiệu quả, bạn cần biết cách cấu hình tên miền chính xác, đảm bảo email không rơi vào spam và gửi – nhận ổn định. Trong bài viết này, Việt SEO sẽ hướng dẫn chi tiết cách cấu hình, kiểm tra chất lượng email và giới thiệu dịch vụ hỗ trợ email doanh nghiệp chuyên nghiệp, uy tín từ năm 2006.

Email Hosting Là Gì?

Email hosting là dịch vụ lưu trữ và quản lý email trên một hệ thống máy chủ chuyên biệt. Khác với các dịch vụ email miễn phí như Gmail hay Yahoo, email hosting cho phép bạn sử dụng email theo tên miền riêng (ví dụ: contact@vietseo.com).

Lợi ích của email hosting:

• Thể hiện tính chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng
• Bảo mật cao hơn so với email miễn phí
• Quản lý dễ dàng, tạo/sửa/xoá tài khoản linh hoạt
• Dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển

Cấu Hình Tên Miền Để Sử Dụng Email Hosting

Để sử dụng email hosting, bạn cần trỏ tên miền về máy chủ email thông qua một số bản ghi DNS bắt buộc. Việc này có thể được thực hiện tại nơi bạn đăng ký tên miền (như GoDaddy, Namecheap, P.A Vietnam, Mắt Bão, v.v.).

1. Các Bản Ghi DNS Cần Thiết Cho Email Hosting

Dưới đây là các bản ghi quan trọng bạn cần cấu hình:

MX Record (Mail Exchange Record)

Đây là bản ghi bắt buộc để chỉ định máy chủ nào sẽ xử lý email gửi đến tên miền của bạn.

• Host/Name: @ (hoặc để trống, tùy nhà cung cấp DNS)
• Type: MX
• Value: mail.tenmiencuaban.com hoặc địa chỉ MX do nhà cung cấp email hosting cấp
• Priority: Ưu tiên thấp hơn có giá trị cao hơn (thường là 10, 20...)

Ví dụ:

@ MX mail.vietseo.com Priority: 10

SPF Record (Sender Policy Framework)

SPF giúp chống giả mạo email, xác minh máy chủ nào được phép gửi email từ tên miền của bạn.

• Type: TXT
• Value: v=spf1 include:spf.emailserver.com ~all

Lưu ý: Địa chỉ SPF sẽ thay đổi tùy vào nhà cung cấp email (Google, Zoho, Viet SEO,...)

DKIM Record (DomainKeys Identified Mail)

DKIM giúp xác thực chữ ký điện tử cho email, nhằm đảm bảo nội dung không bị thay đổi khi chuyển tiếp.

• Type: TXT
• Name: selector._domainkey.tenmiencuaban.com
• Value: Dãy mã DKIM dài do nhà cung cấp email tạo

Ví dụ:

default._domainkey TXT "v=DKIM1; k=rsa; p=MIGfMA0...IDAQAB"

DMARC Record (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance)

DMARC là bản ghi giúp bạn kiểm soát cách xử lý email không đạt SPF hoặc DKIM, đồng thời nhận báo cáo.

• Type: TXT
• Name: _dmarc.tenmiencuaban.com
• Value: v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:dmarc@yourdomain.com; fo=1

Trong đó:

• p=none: chỉ ghi nhận, không chặn
• p=quarantine: gửi vào spam nếu không hợp lệ
• p=reject: từ chối luôn email không xác thực

2. Thời Gian Cập Nhật DNS

Sau khi cấu hình xong các bản ghi, bạn cần chờ từ 15 phút đến 48 giờ để DNS được cập nhật toàn cầu. Có thể kiểm tra tình trạng cập nhật qua công cụ như:

• https://dnschecker.org
• https://mxtoolbox.com

Hướng Dẫn Kiểm Tra Email Hoạt Động Có Tốt Không

Sau khi hoàn tất cấu hình, bạn cần kiểm tra xem email có đang hoạt động ổn định và gửi đúng chuẩn hay không. Dưới đây là hai công cụ phổ biến và cực kỳ hữu ích:

1. Kiểm Tra Điểm Gửi Email Với https://www.mail-tester.com

Mail-tester là công cụ giúp bạn đánh giá khả năng gửi email vào inbox hay spam, bằng cách kiểm tra các yếu tố như SPF, DKIM, DMARC, nội dung email, blacklist...

Cách sử dụng:

1. Truy cập: https://www.mail-tester.com
2. Copy địa chỉ email tạm thời được cung cấp (ví dụ: test-sample@mail-tester.com)
3. Từ email bạn muốn kiểm tra, gửi một email bất kỳ đến địa chỉ đó
4. Nhấn “Check your score” và xem kết quả

Kết quả:

• Điểm từ 9–10: Gửi tốt, có thể vào inbox
• Điểm từ 6–8: Có vấn đề cần tối ưu
• Dưới 6: Cần kiểm tra lại cấu hình

2. Kiểm Tra DKIM Với https://dkimcore.org/tools/

Đây là công cụ chuyên kiểm tra xem bản ghi DKIM của bạn đã được cấu hình đúng chưa.

Cách sử dụng:

1. Truy cập: https://dkimcore.org/tools/
2. Nhập thông tin:
   • Selector: thường là default hoặc mail
   • Domain: tên miền của bạn (ví dụ: vietseo.com)
3. Nhấn "Check DNS"

Kết quả:

• Nếu có kết quả hiển thị bản ghi TXT đúng định dạng ⇒ DKIM đã hoạt động
• Nếu báo lỗi “No such record” ⇒ Bạn cần kiểm tra lại bản ghi TXT trong DNS

Dịch Vụ Email Doanh Nghiệp Tại Việt SEO

Bên cạnh dịch vụ SEO chuyên sâu, Việt SEO còn cung cấp giải pháp Email Hosting chuyên nghiệp, phục vụ cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Lý do nên chọn Email Hosting tại Việt SEO:

1. Tên miền riêng – thương hiệu chuyên nghiệp

• Email dạng tenban@tencongty.com giúp tăng độ tin cậy
• Phù hợp cho sale, chăm sóc khách hàng, đối tác nước ngoài

2. Giao diện dễ dùng – hỗ trợ đa thiết bị

• Webmail chuyên nghiệp, hỗ trợ POP/IMAP
• Dùng tốt trên Outlook, điện thoại, tablet

3. Bảo mật và ổn định

• Có SPF, DKIM, DMARC đầy đủ
• Máy chủ đặt tại Việt Nam hoặc quốc tế tùy chọn
• Chống spam, virus, rò rỉ dữ liệu

4. Hỗ trợ kỹ thuật tận tâm

• Cấu hình tên miền, tạo tài khoản, cài đặt thiết bị
• Hỗ trợ miễn phí trọn đời dịch vụ
• Hướng dẫn từng bước nếu khách hàng tự thao tác

Liên Hệ Viet SEO Để Kiểm Tra Email Miễn Phí

Bạn không chắc email mình đã cấu hình đúng chưa? Gửi mail có vào inbox không?

Hãy để Viet SEO kiểm tra miễn phí cho bạn, bao gồm:

• Kiểm tra SPF, DKIM, DMARC
• Kiểm tra blacklist IP
• Kiểm tra điểm mail-tester
• Tư vấn cấu hình tối ưu để gửi vào inbox

📞 Thông tin liên hệ Việt SEO:

• Website: https://vietseo.com/ 
• Hotline/Zalo: 0917 212 969

Kết Luận

Việc cấu hình đúng DNS và kiểm tra kỹ lưỡng email gửi – nhận không chỉ giúp email doanh nghiệp của bạn chuyên nghiệp hơn, mà còn đảm bảo khách hàng nhận được thông điệp của bạn đúng lúc, đúng cách.

Với kinh nghiệm hơn 15 năm trong lĩnh vực hosting, email và SEO, Việt SEO sẵn sàng đồng hành cùng bạn để xây dựng hệ thống email ổn định, bảo mật và hiệu quả.

Liên hệ ngay để được kiểm tra và tư vấn miễn phí – tiết kiệm thời gian, tối ưu hiệu quả!