0917212969

Cấu Hình Tên Miền Để Sử Dụng Email & Kiểm Tra Gửi Nhận

Việt SEO Ngày đăng: 590
Email doanh nghiệp không chỉ là công cụ trao đổi thông tin, mà còn là bộ mặt chuyên nghiệp của thương hiệu. Việc sử dụng email có đuôi tên miền riêng như tenban@tencongty.com không chỉ tăng độ tin cậy mà còn giúp kiểm soát dữ liệu và bảo mật cao hơn.

Tuy nhiên, để hệ thống email doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, điều quan trọng nhất là bạn phải cấu hình tên miền một cách chính xác. Khi cấu hình đúng, email sẽ gửi – nhận ổn định, hạn chế tối đa việc rơi vào mục Spam và thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Trong bài viết này, Việt SEO sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách cấu hình tên miền, kiểm tra chất lượng email, đồng thời giới thiệu dịch vụ hỗ trợ email doanh nghiệp uy tín mà chúng tôi đã triển khai cho khách hàng từ năm 2006 đến nay.

Email Hosting là gì?

Nói một cách đơn giản, email hosting là dịch vụ cung cấp máy chủ chuyên dụng để lưu trữ và quản lý hệ thống email. Khác với các dịch vụ miễn phí như Gmail hay Yahoo chỉ cho bạn địa chỉ email dạng chung, email hosting cho phép bạn tạo email theo tên miền riêng của doanh nghiệp (ví dụ: contact@vietseo.com).

Điều này không chỉ mang lại sự chuyên nghiệp trong giao tiếp, mà còn giúp bạn kiểm soát toàn bộ hệ thống email nội bộ.

Lợi ích khi sử dụng email hosting:

  • Tạo sự tin cậy & chuyên nghiệp: Một email theo tên miền riêng giúp khách hàng cảm thấy an tâm hơn khi làm việc với bạn.
  • Bảo mật cao hơn: Dữ liệu email được lưu trữ trên máy chủ riêng, hạn chế nguy cơ bị rò rỉ hoặc đánh cắp thông tin.
  • Quản lý linh hoạt: Bạn có thể dễ dàng tạo mới, chỉnh sửa, hoặc xoá tài khoản email cho từng nhân sự trong công ty.
  • Khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển, hệ thống email có thể nâng cấp dung lượng hoặc thêm nhiều tài khoản mới mà không bị gián đoạn.

Cấu Hình Tên Miền Để Sử Dụng Email Hosting

Cấu Hình Tên Miền Để Sử Dụng Email Hosting

Để dùng email theo tên miền riêng (ví dụ: contact@tencongty.com), bạn cần trỏ tên miền về máy chủ email thông qua các bản ghi DNS. Việc này thường được thực hiện trong phần quản lý DNS tại nơi bạn mua tên miền (GoDaddy, Namecheap, P.A Việt Nam, Mắt Bão, v.v.).

1. Các Bản Ghi DNS Cần Thiết Cho Email Hosting

MX Record (Mail Exchange Record)

Đây là bản ghi bắt buộc để chỉ định máy chủ nào sẽ xử lý email gửi đến tên miền của bạn.

  • Host/Name: @ (hoặc để trống, tùy nhà cung cấp DNS)
  • Type: MX
  • Value: mail.tenmiencuaban.com hoặc MX do nhà cung cấp email hosting cấp
  • Priority: số càng nhỏ càng ưu tiên (ví dụ: 10, 20, 30…)

Ví dụ:

   MX   mail.vietseo.com   Priority: 10

SPF Record (Sender Policy Framework)

SPF giúp chống giả mạo email, cho phép chỉ những máy chủ được xác định mới có quyền gửi email từ tên miền của bạn.

  • Type: TXT
  • Value:
v=spf1 include:spf.emailserver.com ~all

Lưu ý: mỗi nhà cung cấp (Google Workspace, Zoho, Viet SEO…) sẽ có giá trị SPF khác nhau, bạn cần copy chính xác từ họ.

DKIM Record (DomainKeys Identified Mail)

DKIM tạo chữ ký điện tử cho email, giúp đảm bảo nội dung email không bị chỉnh sửa trong quá trình gửi đi.

  • Type: TXT
  • Name: selector._domainkey.tenmiencuaban.com
  • Value: dãy mã DKIM dài do nhà cung cấp email cấp (thường bắt đầu bằng v=DKIM1; k=rsa; p=...).

Ví dụ:

default._domainkey   TXT   "v=DKIM1; k=rsa; p=MIGfMA0...IDAQAB"

DMARC Record (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)

DMARC cho phép bạn quy định cách xử lý email nếu không đạt SPF hoặc DKIM, đồng thời gửi báo cáo về tình trạng email.

  • Type: TXT
  • Name: _dmarc.tenmiencuaban.com
  • Value:
v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:dmarc@yourdomain.com; fo=1

Trong đó:

  • p=none: chỉ ghi nhận, không chặn email
  • p=quarantine: đưa email không hợp lệ vào Spam
  • p=reject: từ chối toàn bộ email không xác thực

2. Thời Gian Cập Nhật DNS

Sau khi lưu các bản ghi, hệ thống sẽ cần một khoảng thời gian để cập nhật trên toàn cầu. Thông thường mất từ 15 phút đến 48 giờ.

Bạn có thể kiểm tra tình trạng cập nhật tại các công cụ sau:

Nếu bạn là doanh nghiệp mới và chưa quen với việc cấu hình DNS, hãy liên hệ đội ngũ kỹ thuật Việt SEO. Chúng tôi có hơn 18 năm kinh nghiệm triển khai email doanh nghiệp, giúp bạn cài đặt nhanh, chính xác và hạn chế tối đa rủi ro email rơi vào Spam.

Hướng Dẫn Kiểm Tra Email Hoạt Động Có Ổn Định Hay Không

Sau khi hoàn tất cấu hình DNS cho email hosting, bạn không nên vội sử dụng ngay mà cần kiểm tra hệ thống để chắc chắn email gửi – nhận ổn định, không bị rơi vào Spam và các bản ghi bảo mật đã hoạt động đúng cách. Dưới đây là 2 công cụ phổ biến và đáng tin cậy:

1. Kiểm tra chất lượng gửi email với Mail-Tester

Mail-tester là công cụ giúp bạn đánh giá xem email có khả năng vào Inbox hay rơi vào Spam. Nó sẽ kiểm tra toàn diện: SPF, DKIM, DMARC, nội dung email, địa chỉ IP gửi có nằm trong blacklist hay không…

Cách sử dụng Mail-tester:

  1. Truy cập https://www.mail-tester.com.
  2. Copy địa chỉ email tạm thời mà công cụ cung cấp (ví dụ: test-sample@mail-tester.com).
  3. Từ chính email doanh nghiệp của bạn, gửi một email bất kỳ đến địa chỉ đó.
  4. Quay lại trang Mail-tester, nhấn “Check your score” để xem kết quả.

Cách đọc kết quả:

  • 9 – 10 điểm: Email được cấu hình chuẩn, có thể vào Inbox.
  • 6 – 8 điểm: Có vài vấn đề nhỏ cần tối ưu (thường liên quan SPF/DKIM hoặc nội dung email).
  • < 6 điểm: Cấu hình chưa chuẩn, cần kiểm tra lại toàn bộ.

2. Kiểm tra bản ghi DKIM với DKIM Core Tools

DKIM là yếu tố rất quan trọng để xác thực chữ ký số cho email. Nếu DKIM sai hoặc thiếu, email dễ bị đánh dấu Spam.

Cách kiểm tra DKIM:

  1. Truy cập https://dkimcore.org/tools/.
  2. Nhập thông tin:
    • Selector: thường là default, mail hoặc tên mà nhà cung cấp đưa ra.
    • Domain: nhập tên miền của bạn (ví dụ: vietseo.com).
  3. Nhấn “Check DNS” để kiểm tra.

Cách đọc kết quả:

  • Nếu hệ thống hiển thị bản ghi TXT đúng định dạng ⇒ DKIM hoạt động chính xác.
  • Nếu báo lỗi “No such record” ⇒ DKIM chưa được cấu hình, bạn cần kiểm tra lại trong DNS.

Sau khi test bằng hai công cụ trên, bạn sẽ biết rõ email của mình đã đủ chuẩn để gửi – nhận chuyên nghiệp chưa. Nếu điểm số thấp hoặc có lỗi cấu hình, bạn nên điều chỉnh ngay để tránh mất uy tín khi liên lạc với khách hàng.

Dịch Vụ Email Doanh Nghiệp Tại Việt SEO

Không chỉ mạnh về dịch vụ SEO, Việt SEO còn cung cấp giải pháp Email Hosting chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Với hơn 18 năm kinh nghiệm, chúng tôi hiểu rõ doanh nghiệp cần gì để hệ thống email hoạt động ổn định, bảo mật và thể hiện sự chuyên nghiệp trong từng giao dịch.

Dịch Vụ Email Doanh Nghiệp Tại Việt SEO

Vì sao nên chọn Email Hosting tại Việt SEO?

1. Email theo tên miền riêng – Xây dựng thương hiệu uy tín

  • Sở hữu địa chỉ email dạng tenban@tencongty.com, khẳng định hình ảnh chuyên nghiệp trước khách hàng và đối tác.
  • Tăng độ tin cậy, đặc biệt trong giao dịch B2B và khi làm việc với khách hàng quốc tế.

2. Giao diện dễ dùng – Hoạt động trên mọi thiết bị

  • Hệ thống Webmail trực quan, dễ sử dụng cho cả nhân viên văn phòng lẫn người ít am hiểu công nghệ.
  • Hỗ trợ đầy đủ POP/IMAP, kết nối tốt với Outlook, Gmail App, điện thoại và tablet.

3. Bảo mật cao – Hệ thống ổn định

  • Triển khai đầy đủ các chuẩn SPF, DKIM, DMARC, hạn chế email giả mạo và lọc spam hiệu quả.
  • Máy chủ đặt tại Việt Nam hoặc quốc tế, tùy theo nhu cầu doanh nghiệp.
  • Tích hợp chống virus, chống spam, đảm bảo dữ liệu không bị rò rỉ.

4. Hỗ trợ kỹ thuật tận tâm – Đồng hành cùng doanh nghiệp

  • Đội ngũ kỹ thuật trực tiếp hỗ trợ cấu hình tên miền, tạo tài khoản, cài đặt thiết bị.
  • Cam kết hỗ trợ miễn phí trọn đời dịch vụ, không giới hạn số lần yêu cầu.
  • Có sẵn tài liệu và hướng dẫn chi tiết nếu khách hàng muốn tự thao tác.

Với dịch vụ Email Hosting tại Việt SEO, bạn không chỉ có một hệ thống email ổn định – mà còn có một đội ngũ đồng hành để đảm bảo giao tiếp của doanh nghiệp luôn chuyên nghiệp, an toàn và hiệu quả.

Liên Hệ Việt SEO Để Kiểm Tra Email Miễn Phí

Bạn không chắc hệ thống email của mình đã cấu hình đúng chưa? Gửi mail có vào Inbox hay lại rơi vào Spam?

Đừng lo, hãy để Việt SEO kiểm tra miễn phí cho bạn. Chúng tôi sẽ:

  • Phân tích và kiểm tra cấu hình SPF, DKIM, DMARC.
  • Kiểm tra địa chỉ IP máy chủ email có nằm trong blacklist hay không.
  • Test điểm chất lượng gửi email với Mail-tester.
  • Tư vấn chi tiết cách tối ưu để email gửi vào Inbox nhiều nhất có thể.

Thông tin liên hệ Việt SEO:

Liên hệ ngay để được kiểm tra miễn phí và nhận tư vấn từ chuyên gia có hơn 18 năm kinh nghiệm trong triển khai Email Doanh Nghiệp tại Việt Nam.

Kết Luận

Một hệ thống email doanh nghiệp chỉ thực sự hiệu quả khi được cấu hình DNS đúng chuẩn và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đưa vào sử dụng. Làm tốt bước này, bạn sẽ đảm bảo mọi email đều đến đúng nơi, đúng lúc và thể hiện sự chuyên nghiệp tuyệt đối trong giao tiếp với khách hàng.

Với hơn 18 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hosting, email và SEO, Việt SEO tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp để xây dựng hệ thống email ổn định – bảo mật – hiệu quả lâu dài.

Liên hệ ngay hôm nay để được kiểm tra & tư vấn miễn phí, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu quả ngay từ những bước đầu tiên.

Chia sẻ:
Bài viết liên quan