Email doanh nghiệp

1. Chuyên nghiệp: Email doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy của doanh nghiệp. Điều này quan trọng khi giao tiếp với khách hàng, đối tác, và nhà cung cấp.
2. Xây dựng thương hiệu: Sử dụng tên miền tùy chỉnh trong địa chỉ email giúp xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp và tạo ấn tượng tốt hơn đối với khách hàng.
3. Quản lý dễ dàng: Email doanh nghiệp thường được quản lý bởi bộ phận IT hoặc quản trị viên hệ thống của tổ chức, cho phép họ có kiểm soát về an ninh thông tin và quản lý tài khoản email.
4. Tích hợp và bảo mật: Các dịch vụ email doanh nghiệp thường cung cấp tích hợp với các công cụ và ứng dụng khác của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp các tính năng bảo mật như mã hóa email, chống spam, và chống phishing.
5. Quản lý nội dung: Doanh nghiệp có khả năng quản lý và lưu trữ email trong một hệ thống quản lý nội dung, giúp dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin cần thiết.
6. Hỗ trợ khách hàng và giao tiếp nội bộ: Email doanh nghiệp là một công cụ quan trọng cho việc giao tiếp nội bộ trong tổ chức và hỗ trợ khách hàng thông qua việc cung cấp địa chỉ email dành riêng cho phản hồi từ khách hàng.
7. Quản lý danh bạ: Các dịch vụ email doanh nghiệp thường cung cấp các công cụ quản lý danh bạ giúp lưu trữ thông tin liên hệ của khách hàng, đối tác, và nhà cung cấp.
8. Chia sẻ lịch làm việc và tài liệu: Email doanh nghiệp thường đi kèm với các tính năng như chia sẻ lịch làm việc và tài liệu, giúp tăng cường sự hợp tác trong tổ chức.

Email doanh nghiệp là một phần quan trọng trong việc xây dựng và duy trì sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp các công cụ quản lý và bảo mật giúp tổ chức hoạt động hiệu quả và an toàn trên mạng.

Hầu hết các cửa hàng thương mại điện tử lớn đều có máy chủ email nội bộ để đảm bảo email đến được người nhận đúng hạn. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nhỏ sử dụng giải pháp lưu trữ email do các công ty như Google và nhiều công ty khác cung cấp.

Các dịch vụ lưu trữ trang web đã bắt đầu cung cấp máy chủ lưu trữ email dưới dạng tiện ích bổ sung cùng với các dịch vụ thông thường của họ như lưu trữ chia sẻ, dành riêng và lưu trữ đám mây. Việt SEO là một trong số đó. Nó cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây được quản lý với giải pháp lưu trữ email của Rackspace.

Các loại email hosting dành cho doanh nghiệp nhỏ

Có nhiều loại giải pháp lưu trữ email khác nhau, mỗi loại phục vụ một mục đích khác nhau. Hãy xem loại dịch vụ lưu trữ email nào sẽ hoạt động tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

1. Lưu trữ web chia sẻ với dịch vụ email

Loại dịch vụ email này có sẵn với dịch vụ lưu trữ chia sẻ. Bạn không thể sử dụng nó để gửi/nhận email hàng loạt do hạn chế trên máy chủ email.

2. Lưu trữ email của bên thứ ba

Hầu hết các doanh nghiệp kỹ thuật số thích sử dụng các giải pháp lưu trữ email của bên thứ ba. Đây là những máy chủ email có thể mở rộng, dễ sử dụng, cung cấp hỗ trợ tuyệt vời. Hãy nhớ rằng bạn sẽ phải trả tiền riêng cho dịch vụ lưu trữ email.

Do đó, chi phí sẽ nhiều hơn số tiền bạn sẽ trả nếu bạn sử dụng dịch vụ lưu trữ web được chia sẻ với dịch vụ email.

3. Máy chủ email tự lưu trữ

Đây là những máy chủ email phức tạp, mạnh mẽ và yêu cầu chuyên môn kỹ thuật của một phần nhóm vận hành các máy chủ này. Các máy chủ này đáng tin cậy và bạn có thể gửi, nhận và duy trì email một cách dễ dàng.

Tại sao bạn nên lưu trữ email trên một máy chủ riêng biệt?

Nhiều chuyên gia khuyên rằng không nên lưu trữ email trên cùng một máy chủ lưu trữ các tệp web (và cơ sở dữ liệu) của các trang web doanh nghiệp của bạn. Điều này rất dễ mắc sai lầm vì nhiều doanh nghiệp coi máy chủ email riêng là chi phí kinh doanh “có thể tránh được” và do đó lưu trữ email trên cùng một máy chủ với web.

Khi thảm họa xảy ra và máy chủ ngừng hoạt động vì bất kỳ lý do gì, doanh nghiệp thậm chí không thể gửi email cho nhà cung cấp vì hệ thống email cũng ngoại tuyến.

Từ góc độ kỹ thuật, lưu trữ email chung lưu trữ web là một ý tưởng tồi. Lưu trữ email và lưu trữ web là hai thành phần rất khác nhau với các yêu cầu tài nguyên khác nhau.

Lưu trữ chúng trên cùng một máy chủ có thể gây ra sự cạnh tranh về tài nguyên có khả năng làm giảm hiệu suất của ứng dụng.

Cuối cùng, bạn sẽ gặp khó khăn về vấn đề hỗ trợ. Mặc dù nhóm hỗ trợ của nhà cung cấp có thể rất thành thạo trong việc xử lý các sự cố lưu trữ web, nhưng khả năng nắm bắt khắc phục sự cố lưu trữ email của họ có thể còn sơ sài.

IMAP so với POP3 so với SMTP – So sánh các giao thức email

Hãy tìm hiểu sự khác biệt giữa các giao thức gửi email khác nhau. Đây là danh sách các giao thức mà bạn sẽ cần để gửi email.

1.IMAP

Nó được gọi là Giao thức Tin nhắn Truy cập Internet. Nó liên quan đến việc truy xuất thư điện tử và quản lý chúng trên máy chủ. Bạn không thể sử dụng giao thức IMAP để gửi email. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng nó để nhận email và giữ chúng trên máy chủ.

2. SMTP

Giao thức SMTP là viết tắt của (Simple Mail Transfer Protocol). Đây là giao thức tiêu chuẩn của ngành để gửi email. SMTP cho phép bạn gửi email, chuyển tiếp hoặc chuyển tiếp chúng đến các ứng dụng thư khách khác, chẳng hạn như từ Microsoft Outlook sang Gmail.

Khi bạn gửi email, bạn có thể sử dụng máy chủ SMTP để thực hiện quá trình truyền.

3. POP3

POP3 là một giao thức email cho phép bạn nhận email và tải chúng xuống máy chủ của mình. Nó có chức năng tương tự như giao thức IMAP nhưng nó không giữ các email này trên máy chủ.

Thay vào đó, nó tải chúng từ máy chủ email về máy tính của người dùng và xóa bản sao máy chủ.

Mặt khác, giao thức IMAP lưu trữ email trên máy chủ email và đồng bộ hóa email trên nhiều thiết bị.

Bạn nên sử dụng POP3 hay IMAP?

Nó phụ thuộc vào cách bạn muốn nhận email.

Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email thường cung cấp cả hai chức năng. Tuy nhiên, sẽ tốt hơn nếu bạn chọn giao thức IMAP vì email của bạn sẽ ở trên máy chủ và bạn có thể truy cập chúng bất cứ lúc nào.

Nếu bạn sử dụng giao thức email POP3, tất cả email sẽ được tải xuống máy tính cá nhân của bạn và bạn sẽ không thể sử dụng chúng trên máy chủ. Đừng quên bảo mật tên miền email của bạn bằng các giao thức bảo mật như DMARC, DKIM và SPF.

Email vẫn là động lực chính để thu hút và giữ chân khách hàng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mặc dù phương tiện truyền thông xã hội đang bùng nổ với lượt thích, bình luận, tweet và chia sẻ, nhưng nó vẫn không làm lu mờ tầm quan trọng của email.

Theo thống kê, 81% doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn phụ thuộc vào email làm kênh chính để thu hút khách hàng. Các phát hiện chứng minh rằng gửi email tiếp tục là cách tốt nhất để tiếp cận và tác động trực tiếp.

Vì các doanh nghiệp cần gửi và nhận hàng nghìn email mỗi ngày nên việc quản lý chúng không phải là nhiệm vụ dễ dàng. Ngoài ra, email doanh nghiệp của bạn chứa tên miền của công ty bạn. Do đó, email giúp tạo dựng uy tín của bạn. Các doanh nghiệp nên giảm tải dịch vụ lưu trữ email cho các chuyên gia.

Vì vậy, khi khách hàng nhận được email của bạn có tên công ty trên đó, họ có thể tìm kiếm công ty của bạn để biết thêm chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có thể thu hút sự chú ý của họ.

Chi phí và chọn máy chủ email riêng sao cho phù hợp?

Tại sao bạn nên sử dụng dịch vụ lưu trữ email dành cho doanh nghiệp thay vì các phần mềm miễn phí như Gmail?

Các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ miễn phí có vẻ không chuyên nghiệp. Do đó, nó có thể khiến mọi người đánh giá tính hợp pháp của công ty bạn. Một số người có quan niệm sai lầm rằng bạn không nghiêm túc với công việc kinh doanh của mình, trong khi một số người khác có thể nghĩ rằng công việc kinh doanh của bạn sẽ không tồn tại lâu dài. Có nhiều khả năng doanh nghiệp của bạn trở nên dễ bị tấn công bởi tội phạm mạng.

Và đây có phải là điều cuối cùng bạn muốn cho doanh nghiệp của mình không?

Do đó, thay vì sử dụng các email miễn phí cho doanh nghiệp của bạn như Gmail, Outlook, Yahoo,... bạn nên trả tiền và chọn một dịch vụ lưu trữ đáng tin cậy. Đầu tư một vài trăm nghìn vào lưu trữ email doanh nghiệp có thể cứu doanh nghiệp của bạn khỏi những nhận thức tiêu cực như vậy. Sử dụng email doanh nghiệp giúp bạn thiết lập tính hợp pháp và đáng tin cậy. Đó là một tình huống đôi bên cùng có lợi cho doanh nghiệp của bạn cũng như khách hàng của bạn bằng cách bảo vệ lợi ích của họ.

Hãy cùng tìm hiểu một số lợi ích của việc sử dụng email doanh nghiệp.

1. Xây dựng niềm tin

Nếu bạn muốn khách hàng coi trọng công việc kinh doanh của mình thì việc sử dụng danh tính ẩn danh sẽ không hiệu quả. Ngày nay, việc có được một tài khoản email miễn phí không phải là điều cần bàn cãi và nếu bạn là một doanh nghiệp muốn tạo dựng niềm tin, bạn cần phải nổi bật trong đám đông.

Với email doanh nghiệp, khách hàng của bạn có thể nhận ra doanh nghiệp của bạn là đáng tin cậy. Đây là bước đầu tiên để dẫn dắt một doanh nghiệp thành công. Mặc dù bạn có một nhóm nhỏ, nhưng bạn có thể cung cấp cái nhìn đa dạng về tổ chức của mình với các email khác nhau để lập hóa đơn, bán hàng, công việc và hỗ trợ.

2. Tạo ấn tượng chuyên nghiệp

Ai đó đã nói đúng – Ấn tượng đầu tiên là ấn tượng cuối cùng.

Nó thực sự đúng khi nói đến kinh doanh. Hầu hết thời gian, bạn tương tác với khách hàng của mình thông qua email. Thời điểm khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng của bạn mở email, bạn cần tạo kết nối đó để thúc đẩy doanh nghiệp của mình phát triển.

Có một email doanh nghiệp sẽ tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp về thương hiệu của bạn trong mắt khách hàng mục tiêu, điều này có thể giúp bạn có được lợi thế cạnh tranh so với phần còn lại.

3. Bảo vệ dữ liệu kinh doanh nhạy cảm

Các dịch vụ lưu trữ email miễn phí phải đối mặt với các cuộc tấn công phần mềm độc hại thường xuyên và dễ bị gửi thư rác và quảng cáo được nhắm mục tiêu. Họ thiếu các biện pháp bảo mật thiết yếu cần thiết để bảo vệ lợi ích của người dùng. Ngoài ra, bạn cũng không có toàn quyền kiểm soát email của mình.

Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp, bạn cần bảo vệ doanh nghiệp của mình cũng như quyền lợi của khách hàng cùng với dữ liệu của họ. Do đó, bạn không được mạo hiểm với doanh nghiệp của mình bằng cách sử dụng các dịch vụ email miễn phí có thể khiến doanh nghiệp của bạn dễ bị tấn công.

4. Lưu email của bạn khỏi bộ lọc thư rác

Phần mềm độc hại và kẻ gửi thư rác có thể dễ dàng nhắm mục tiêu các email miễn phí. Nếu bạn sử dụng các nỗ lực tiếp thị qua email để thúc đẩy doanh số bán hàng của mình, thì việc sử dụng email miễn phí có thể ảnh hưởng đến doanh thu của bạn. Đó là bởi vì các email đã gửi của bạn có thể được hiển thị là thư rác. Vì vậy, nếu khách hàng của bạn không kiểm tra thư mục thư rác của họ, mọi nỗ lực của bạn sẽ vô ích.

Nhưng nếu bạn sử dụng dịch vụ lưu trữ email từ các chuyên gia, nó sẽ giúp email của bạn không bị trả lại hoặc vào thư mục thư rác. Do đó, bạn có thể tận hưởng việc tương tác với khách hàng của mình thông qua email và tiếp tục tận dụng các lợi ích.

5. Sao lưu và Quyền riêng tư

Các email miễn phí có xu hướng gặp rủi ro cao bị sập, đóng mà không có cảnh báo trước hoặc thậm chí bị tấn công. Khi điều này xảy ra mà không có bất kỳ bản sao lưu nào, doanh nghiệp của bạn có thể phải trả giá bằng những thông tin kinh doanh thiết yếu không thể truy xuất được. Bạn mất thông tin bí mật và email quan trọng từ khách hàng và khách hàng tiềm năng của mình.

6. Xây dựng thương hiệu

Email chuyên nghiệp tạo bản sắc thương hiệu mạnh mẽ cho doanh nghiệp của bạn bằng cách quảng cáo tên công ty của bạn. Nó làm cho thương hiệu của bạn trở nên đáng tin cậy trong mắt khách hàng chỉ bằng cách nhìn vào cái tên.

Bây giờ bạn đã có một ý tưởng hợp lý về tầm quan trọng của email doanh nghiệp đối với doanh nghiệp của mình, danh sách dưới đây là một số dịch vụ lưu trữ email đáng tin cậy mà bạn có thể tùy ý sử dụng.