Email doanh nghiệp

Email theo tên miền doanh nghiệp là gì?

Email theo tên miền doanh nghiệp là hệ thống thư điện tử được thiết lập theo tên miền riêng của doanh nghiệp, ví dụ: ten@vietseo.com thay vì ten@gmail.com hoặc ten@yahoo.com. Khi sử dụng email riêng, doanh nghiệp tăng tính chuyên nghiệp, bảo mật và khả năng quản lý tập trung. Vì toàn bộ nội dung, email, tài liệu giao tiếp đều thuộc quyền kiểm soát của công ty thay vì phụ thuộc vào dịch vụ miễn phí bên ngoài.

Hệ thống email doanh nghiệp thường được quản lý trên máy chủ riêng (Mail Server) hoặc dịch vụ lưu trữ chuyên biệt (Email Hosting). Nhờ đó, doanh nghiệp có thể:

• Quản lý địa chỉ email theo phòng ban: kinhdoanh@, hotro@, ketoan@,...
• Lưu trữ và sao lưu dữ liệu tập trung, tránh thất lạc thông tin.
• Dễ dàng phân quyền, kiểm soát truy cập và thiết lập chữ ký thương hiệu đồng bộ.

Email doanh nghiệp không chỉ là công cụ để gửi nhận tài liệu mà còn góp phần để nhận diện thương hiệu, thể hiện sự uy tín và chuyên nghiệp trong giao tiếp online với khách hàng.

Bảng giá dịch vụ email theo tên miền doanh nghiệp

Công ty Việt SEO cung cấp các gói dịch vụ email theo tên miền riêng của doanh nghiệp. Với mức giá linh hoạt, phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp, dưới đây là bảng giá dịch vụ của chúng tôi:

Lưu ý: Giá chưa bao gồm VAT. Hỗ trợ cài đặt & hướng dẫn miễn phí.

So sánh nhanh email doanh nghiệp và email miễn phí

Chỉ cần nhìn bảng này, chúng ta có thể thấy: email miễn phí không được thiết kế cho doanh nghiệp lớn và uy tín.

Lợi ích khi sử dụng email doanh nghiệp

Dưới đây là một số lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ email theo tên miền riêng của công ty Việt SEO.

1. Thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo niềm tin ngay từ đầu

Địa chỉ email như contact@tencongty.com luôn tạo cảm giác uy tín, nghiêm túc và đáng tin cậy hơn nhiều so với tencongty@gmail.com.

Khách hàng và đối tác có xu hướng:

• Phản hồi nhanh hơn
• Tin tưởng hơn
• Sẵn sàng hợp tác hơn

Đây là lợi ích không thể đo bằng tiền, nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu.

2. Xây dựng thương hiệu nhất quán và lâu dài

Toàn bộ nhân sự sử dụng chung định dạng email:

• sales@
• marketing@
• support@

Giúp doanh nghiệp:

• Thống nhất hình ảnh thương hiệu
• Chuyên nghiệp trong giao tiếp
• Dễ mở rộng khi công ty phát triển

Email doanh nghiệp chính là một phần của hệ thống nhận diện thương hiệu.

3. Bảo mật cao và kiểm soát dữ liệu tuyệt đối

Với email doanh nghiệp, bạn có thể:

• Phân quyền người dùng
• Sao lưu dữ liệu
• Khóa hoặc thu hồi tài khoản bất kỳ lúc nào

Điều này giúp:

• Bảo vệ dữ liệu khách hàng
• Tránh rò rỉ thông tin nội bộ
• Đảm bảo an toàn khi có biến động nhân sự

4. Quản lý nhân sự và công việc hiệu quả

Khi nhân viên nghỉ việc:

• Email có thể bị khóa ngay
• Dữ liệu được chuyển giao cho người khác
• Không mất lịch sử trao đổi với khách hàng

Điều mà email cá nhân không bao giờ làm được.

5. Hỗ trợ marketing – bán hàng – chăm sóc khách hàng

Email doanh nghiệp dễ dàng:

• Tích hợp CRM
• Kết nối phần mềm CSKH
• Gửi email marketing với độ tin cậy cao

Ngoài ra, hệ thống xác thực như SPF – DKIM – DMARC giúp:

• Email ít vào spam
• Tăng tỷ lệ vào inbox
• Gia tăng tỷ lệ phản hồi & chuyển đổi

Rủi ro lớn khi doanh nghiệp vẫn dùng email miễn phí

Nhiều doanh nghiệp nhỏ chọn email miễn phí để tiết kiệm chi phí, nhưng thực tế phải trả giá bằng uy tín và dữ liệu.

1. ❌ Mất điểm chuyên nghiệp trong mắt khách hàng
2. ❌ Không kiểm soát được dữ liệu khi tài khoản bị khóa
3. ❌ Thất thoát thông tin khi nhân viên nghỉ việc
4. ❌ Email dễ bị đánh dấu spam
5. ❌ Không mở rộng và tích hợp hệ thống

Email miễn phí chỉ phù hợp cho cá nhân, không dành cho doanh nghiệp nghiêm túc.

Các hình thức lưu trữ email doanh nghiệp

Hiện nay, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn khác nhau khi muốn triển khai hệ thống email theo tên miền riêng. Mỗi giải pháp có ưu – nhược điểm riêng, phù hợp với từng quy mô và ngân sách.

Dưới đây là ba hình thức phổ biến nhất mà Viet SEO thường tư vấn và triển khai cho khách hàng:

1. Lưu trữ email trên hosting

Đây là hình thức cơ bản nhất – thường được cung cấp miễn phí kèm theo gói web hosting. Doanh nghiệp có thể tạo địa chỉ email theo tên miền (ví dụ info@tencongty.com) và quản lý trực tiếp trong cùng hệ thống quản trị website.

Ưu điểm:

• Chi phí thấp hoặc gần như miễn phí.
• Dễ thiết lập, sử dụng ngay sau khi mua hosting.
• Phù hợp cho cá nhân, startup nhỏ hoặc website mới hoạt động.

Hạn chế:

• Dung lượng lưu trữ ít, tốc độ gửi – nhận chậm khi lượng thư lớn.
• Khi máy chủ web gặp sự cố, email cũng bị gián đoạn.
• Không phù hợp với doanh nghiệp có nhiều nhân viên hoặc cần gửi email hàng loạt.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp chỉ cần vài hộp thư cơ bản để trao đổi nội bộ, gói này có thể tạm dùng, nhưng không nên dùng lâu dài cho doanh nghiệp đang phát triển.

2. Lưu trữ email qua bên thứ ba (Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail, v.v.)

Đây là lựa chọn phổ biến nhất hiện nay. Dịch vụ này cho phép doanh nghiệp sử dụng hạ tầng của các nhà cung cấp lớn, nhưng vẫn giữ tên miền riêng (@tencongty.com). Các nền tảng như Google Workspace hay Microsoft 365 cung cấp môi trường email mạnh mẽ, bảo mật cao và nhiều tính năng hỗ trợ công việc.

Ưu điểm:

• Hiệu suất cao, gửi – nhận nhanh và ổn định.
• Bảo mật mạnh mẽ, có xác thực 2 lớp và chống spam tốt.
• Dung lượng lớn, dễ tích hợp với Drive, Calendar, Docs,...
• Quản lý tài khoản tập trung, phù hợp cho doanh nghiệp vừa và lớn.

Hạn chế:

• Chi phí cao hơn so với email hosting cơ bản.
• Phải trả phí theo người dùng hàng tháng hoặc hàng năm.

Nếu bạn muốn hệ thống email hoạt động ổn định, bảo mật tuyệt đối và chuyên nghiệp – đây là lựa chọn đáng đầu tư.

3. Lưu trữ email trên máy chủ riêng (Dedicated mail server)

Dành cho doanh nghiệp lớn hoặc các tổ chức cần kiểm soát tuyệt đối hệ thống email và dữ liệu nội bộ. Hình thức này sử dụng máy chủ riêng biệt chỉ để chạy email, do chính doanh nghiệp hoặc đơn vị như Viet SEO quản lý, cài đặt và bảo trì.

Ưu điểm:

• Toàn quyền kiểm soát dữ liệu và cấu hình bảo mật.
• Có thể tùy chỉnh dung lượng, tính năng, và tốc độ gửi thư theo nhu cầu.
• Thích hợp cho các doanh nghiệp có lượng email lớn, hoặc yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt về bảo mật (ngân hàng, tổ chức tài chính, tập đoàn, v.v.).

Hạn chế:

• Chi phí đầu tư ban đầu cao (server, bản quyền, quản trị hệ thống).
• Cần đội ngũ IT có chuyên môn để vận hành, sao lưu và khắc phục sự cố.

Lưu ý quan trọng:

Không nên lưu trữ email chung với website trên cùng máy chủ. Khi server bị lỗi hoặc quá tải, toàn bộ hệ thống email có thể bị gián đoạn, gây ảnh hưởng đến hoạt động liên lạc. Giải pháp an toàn nhất là tách riêng máy chủ email hoặc sử dụng dịch vụ chuyên biệt của Viet SEO để đảm bảo ổn định và bảo mật cao nhất.

Tóm lại

• Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu với Email Hosting cơ bản.
• Doanh nghiệp vừa có thể chọn Google Workspace hoặc Microsoft 365 để tối ưu hiệu quả.
• Doanh nghiệp lớn nên triển khai Mail Server riêng nhằm kiểm soát toàn diện và bảo mật dữ liệu.

Tìm hiểu thêm về các giao thức kết nối email

Khi triển khai hệ thống email doanh nghiệp, việc hiểu rõ các giao thức (protocol) là điều cần thiết để lựa chọn phương thức hoạt động phù hợp với nhu cầu sử dụng. Ba giao thức phổ biến nhất hiện nay là IMAP, POP3 và SMTP – mỗi loại có vai trò riêng trong quá trình gửi và nhận thư điện tử.

1. IMAP (Internet Message Access Protocol)

IMAP là giao thức cho phép người dùng truy cập email trực tiếp trên máy chủ mà không cần tải toàn bộ thư về thiết bị. Điều này có nghĩa là bạn có thể đọc, gửi, hoặc xóa thư trên bất kỳ thiết bị nào (máy tính, điện thoại, tablet), và mọi thay đổi sẽ được đồng bộ trên tất cả thiết bị.

Ưu điểm:

• Truy cập email từ nhiều thiết bị cùng lúc.
• Dữ liệu được lưu trữ an toàn trên máy chủ.
• Thích hợp cho người thường xuyên di chuyển hoặc làm việc từ xa.

Đây là giao thức được khuyến nghị sử dụng cho hầu hết doanh nghiệp hiện nay.

2. POP3 (Post Office Protocol Version 3)

POP3 là giao thức truyền thống, cho phép tải email từ máy chủ về thiết bị cá nhân (như Outlook hoặc Thunderbird). Sau khi tải xuống, email thường bị xóa khỏi máy chủ, nghĩa là bạn chỉ có thể đọc thư trên thiết bị đã tải.

Ưu điểm:

• Không phụ thuộc vào kết nối internet sau khi tải email.
• Phù hợp với người chỉ dùng một thiết bị cố định để làm việc.

Hạn chế:

• Không đồng bộ giữa các thiết bị khác nhau.
• Dễ mất dữ liệu nếu máy tính bị hỏng hoặc lỗi phần mềm.

POP3 hiện ít được khuyến khích dùng cho môi trường doanh nghiệp vì thiếu tính linh hoạt và bảo mật đồng bộ.

3. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

SMTP là giao thức tiêu chuẩn dùng để gửi email giữa các máy chủ với nhau. Khi bạn nhấn nút “Gửi”, SMTP chịu trách nhiệm chuyển thư từ máy chủ gửi đến máy chủ nhận (và sau đó thư được lấy về bằng IMAP hoặc POP3).

Đặc điểm:

• Là nền tảng của mọi hệ thống gửi email hiện nay.
• Có thể kết hợp với các chuẩn bảo mật như SSL/TLS để mã hóa quá trình truyền tải.
• Hỗ trợ cấu hình xác thực giúp ngăn chặn giả mạo người gửi (spoofing).

Tóm tắt khuyến nghị sử dụng

Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều nhân viên hoặc thường xuyên truy cập email từ nhiều thiết bị, IMAP kết hợp với SMTP là lựa chọn tối ưu nhất, đảm bảo khả năng đồng bộ, bảo mật và quản lý tập trung hiệu quả.

Lưu ý khi chọn nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp

Việc chọn đúng nhà cung cấp dịch vụ email cho doanh nghiệp sẽ giúp hệ thống email hoạt động ổn định, bảo mật cao và dễ mở rộng trong tương lai. Ngược lại, nếu chọn sai có thể gây gián đoạn công việc, mất dữ liệu email, ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

Dưới đây là các yếu tố doanh nghiệp cần xem xét trước khi quyết định thuê công ty cung cấp dịch vụ email:

1. Cơ sở hạ tầng

Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ email phải có cơ sở hạ tầng tốt như:

• Máy chủ ổn định
• Thời gian uptime cao (≥ 99.9%)
• Tốc độ gửi và nhận nhanh, không trễ thư

Lưu ý: Nên tránh các dịch vụ giá rẻ không rõ hạ tầng, dùng chung máy chủ email kém chất lượng.

2. Hỗ trợ đầy đủ các tiêu chuẩn chống spam (SPF – DKIM – DMARC)

Công ty cung cấp dịch vụ email cần có hỗ trợ:

• SPF: xác thực máy chủ gửi
• DKIM: ký số nội dung email
• DMARC: chống giả mạo và phishing

Đây là yếu tố quyết định email của bạn:

• Vào inbox hay vào spam
• Có bị chặn khi gửi cho khách hàng hay đối tác lớn hay không

Nếu công ty cung cấp dịch vụ email không hỗ trợ cấu hình hoặc không tư vấn rõ phần này → nên loại ngay.

3. Quyền quản trị và kiểm soát tài khoản rõ ràng

Công ty dịch vụ email doanh nghiệp cần cho phép:

• Tạo / xóa / khóa tài khoản email
• Đổi mật khẩu bất cứ lúc nào
• Phân quyền theo phòng ban
• Chuyển giao dữ liệu khi nhân sự nghỉ việc

Doanh nghiệp phải là người kiểm soát hệ thống, không phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp dịch vụ email.

4. Bảo mật dữ liệu và chính sách sao lưu rõ ràng

Hãy kiểm tra:

• Email có được sao lưu định kỳ không?
• Dữ liệu lưu ở đâu?
• Có thể khôi phục khi xảy ra sự cố không?

Email doanh nghiệp thường chứa:

• Hợp đồng
• Báo giá
• Thông tin khách hàng
• Dữ liệu nội bộ quan trọng

Mất email đồng nghĩa mất dữ liệu, sẽ rủi ro lớn cho doanh nghiệp sử dụng email.

5. Khả năng mở rộng và tích hợp hệ thống

Một dịch vụ email tốt cần có:

• Dễ dàng thêm email mới khi công ty phát triển
• Hỗ trợ tích hợp CRM, phần mềm CSKH, website, form liên hệ…

Điều này giúp doanh nghiệp:

• Vận hành đồng bộ
• Tự động hóa chăm sóc khách hàng
• Tăng hiệu quả bán hàng và marketing

6. Hỗ trợ kỹ thuật nhanh và có trách nhiệm

Email là hệ thống được sử dụng hàng ngày của doanh nghiệp. Vì vậy khi c1o sự cố, cần có doanh nghiệp dịch vụ email hỗ nhanh chóng. Doanh nghiệp nên ưu tiên nhà cung cấp:

• Có hỗ trợ tiếng Việt
• Phản hồi nhanh khi xảy ra sự cố
• Hướng dẫn cấu hình chi tiết
• Có đội ngũ kỹ thuật thực sự, không chỉ bán dịch vụ xong là xong

Khi dịch vụ email gặp lỗi, có vấn đề, chậm nhất là 1 đến 2 giờ phải xử lý xong, tránh ảnh hưởng công việc.

7. Chi phí minh bạch

Chi phi phải cân đối, không phải cứ cao là tốt, cũng không nên chọn rẻ nhất. Doanh nghiệp nên chọn:

• Giá theo số lượng email
• Dung lượng mỗi tài khoản
• Có phát sinh phí ẩn không?
• Có thể nâng cấp gói sau này không?

Một dịch vụ email tốt là dịch vụ phù hợp với quy mô và mục tiêu của doanh nghiệp, không dư thừa nhưng cũng không thiếu để sử dụng.

Tóm lại

Chọn công ty dịch vụ email cho doanh nghiệp không chỉ là chọn một đối tác nhất thời, cần phải xem xét nhiều tiêu chi để chọn được doanh nghiệp cung cấp tốt nhất. Hãy ưu tiên uy tín hơn là chỉ so sánh giá.

Lời mời

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp email doanh nghiệp ổn định, bảo mật và tối ưu chi phí, công ty Việt SEO sẵn sàng đồng hành cùng bạn từ khâu tư vấn, triển khai đến hỗ trợ kỹ thuật trọn đời. Chúng tôi cung cấp nhiều gói email đa dạng, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp hoặc cá nhân. Liên hệ ngay với công ty Việt SEO ngay hôm nay để được tư vấn và báo giá tốt nhất cho dịch vụ email của mình.

Hotline: 0917-212-696