Hướng dẫn thiết lập sử dụng email bằng outlook

Nếu bạn đang tìm kiếm một cách dễ dàng và hiệu quả để tổ chức các tài khoản email của mình, hãy cân nhắc sử dụng ứng dụng email như Microsoft Outlook.

Đây cũng là một nền tảng tuyệt vời để quản lý lịch, theo dõi nhiệm vụ và lưu trữ danh bạ của bạn.

Việc thêm tài khoản email vào Outlook có vẻ khó khăn đối với người mới bắt đầu. Tuy nhiên, không cần phải lo lắng – hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập Outlook một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Điều kiện tiên quyết

Các yêu cầu để định cấu hình Microsoft Outlook tùy thuộc vào loại tài khoản email bạn có.

Nếu bạn muốn thiết lập tài khoản email tùy chỉnh trên Microsoft Outlook, bạn cần có:

  • Một địa chỉ email – tạo một tài khoản email với tên miền đã đăng ký của bạn bằng cách đăng ký gói dịch vụ lưu trữ email. Địa chỉ thư của bạn sẽ có dạng admin@example.com.
  • Mật khẩu email – bạn sẽ cần nó khi định cấu hình Microsoft Outlook.
  • Chi tiết cấu hình tài khoản – xác định chi tiết cấu hình IMAP, POP và SMTP của bạn. Microsoft Outlook sử dụng các cài đặt máy chủ đến và đi này để gửi và truy xuất thư từ máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ email của bạn.

Nếu muốn thêm tài khoản Gmail vào Outlook, bạn chỉ cần địa chỉ email và mật khẩu. Đó là vì Microsoft Outlook sẽ tự động thêm tài khoản Gmail của bạn bằng IMAP. Quá trình này sẽ tương tự nếu bạn sử dụng một nhà cung cấp email miễn phí tương tự.

Nếu bạn đã bật xác thực hai yếu tố (2FA), hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn ứng dụng xác thực như Google Authenticator và mật khẩu của ứng dụng đó.

Tìm cấu hình IMAP, POP và SMTP

Trước khi thêm chi tiết máy chủ thư đến và thư đi vào ứng dụng email khách, bạn sẽ cần tìm chi tiết cấu hình email của mình.

Các bước để truy cập thông tin cấu hình email của bạn tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email của bạn.

Nếu bạn sử dụng email của Việt SEO, hãy đăng nhập vào tài khoản lưu trữ của bạn, truy cập hPanel và cuộn xuống phần Email. Sau đó, nhấp vào Tài khoản email.

Tài khoản email

Nhấp vào tên miền của bạn và điều hướng đến Cài đặt cấu hình -> Cấu hình thủ công để xem thông tin về giao thức thư.

Sao chép và dán các chi tiết vào tệp Notepad để lưu giữ an toàn hoặc để trang mở trong khi bạn định cấu hình Microsoft Outlook.

Cách thiết lập Outlook

Sau khi thu thập các chi tiết cần thiết, đã đến lúc thiết lập Outlook.

Microsoft Outlook có các phiên bản khác nhau. Chúng ta sẽ thảo luận về việc thiết lập Outlook 2019 và 2016. Điều quan trọng là phải biết bạn đang sử dụng cái gì vì quy trình cấu hình hơi khác nhau đối với mỗi phiên bản.

Các bước để định cấu hình Outlook trên cả Windows và macOS rất giống nhau. Hướng dẫn này sẽ tập trung vào việc thiết lập phiên bản Windows của chương trình.

Lời khuyên của chuyên gia

Bạn muốn tự thêm địa chỉ email Việt SEO của mình vào Outlook? Thật dễ dàng và nhanh chóng – chỉ cần lấy chi tiết cấu hình IMAP và SMTP của bạn từ hPanel. Sau đó, mở ứng dụng thư khách và thêm một tài khoản email mới. Nhập các chi tiết vào các lĩnh vực tương ứng của họ. Nếu bạn gặp bất kỳ lỗi nào, hãy đặt lại mật khẩu của bạn và nhập các thông số một lần nữa. Để biết thêm thông tin, hãy làm theo hướng dẫn bên dưới.

I. Microsoft Outlook 2019

Phần này sẽ hướng dẫn bạn cách thêm địa chỉ email vào Outlook 2019.

1. Mở Microsoft Outlook 2019

Khi cửa sổ bật lên, hãy nhập địa chỉ email đầy đủ của bạn.

Để định cấu hình cài đặt máy chủ thư đi và đến, hãy nhấp vào Tùy chọn nâng cao, chọn hộp Cho phép tôi thiết lập tài khoản của mình theo cách thủ công và nhấp vào Kết nối.

2. Định cấu hình cài đặt IMAP hoặc POP của bạn

Trên bảng Thiết lập nâng cao, bạn sẽ được yêu cầu chọn loại tài khoản của mình.

Chọn giữa POP hoặc IMAP. Nếu bạn sử dụng nhiều thiết bị để truy cập tài khoản email, chúng tôi khuyên bạn nên chọn IMAP.

bạn nên chọn IMAP

Trên trang Cài đặt Tài khoản IMAP, điền vào các trường Thư đến và Thư đi với tên máy chủ và số cổng của máy chủ thư của bạn. Sau đó, chọn SSL/TLS làm phương thức Mã hóa cho thư đến và nhấp vào Tiếp theo.

Cài đặt Tài khoản IMAP

3. Hoàn tất thiết lập của bạn

Nhập mật khẩu cho email của bạn, nhấp vào Kết nối và đợi quá trình kết thúc.

Nếu thông báo lỗi xuất hiện, nhấp vào Thay đổi cài đặt tài khoản để quay lại màn hình trước đó. Khi đó, hãy kiểm tra lại các cài đặt.

Nếu thông tin bạn nhập là chính xác, cửa sổ bên dưới sẽ mở ra để cho bạn biết rằng tài khoản email đã được thêm thành công. Bấm Xong để xem hộp thư của bạn.tài khoản email đã được thêm

Bây giờ, bạn có thể bắt đầu sử dụng Outlook để gửi và nhận email. Đây là giao diện trông như thế nào:

Để thêm các tài khoản email bổ sung, hãy chuyển đến Tệp và nhấp vào Thêm tài khoản. Sau đó, làm theo các bước tương tự như trước.

Lời khuyên của chuyên gia

Để tự động thiết lập hộp thư đến Outlook cho địa chỉ email Việt SEO, bạn cần có địa chỉ email, thiết lập bản ghi MX phù hợp và miền của bạn trỏ đến máy chủ của chúng tôi. Thêm bản ghi CNAME sau vào vùng DNS của miền của bạn:

Tên (Máy chủ) – autodetect.domain.tld. Thay đổi domain.tld bằng tên miền của bạn.

Mục tiêu (Trỏ tới) – autodetect.mail.vietseo.com.

TTL–900.

Hãy nhớ rằng có thể mất tới 24 giờ để mọi thay đổi bản ghi DNS có hiệu lực. Khi đã xong, hãy mở Outlook và thêm tài khoản email mới. Nhập tên người dùng và mật khẩu của bạn. Sẽ mất tối đa 10 phút để ứng dụng thư được liên kết thành công với hộp thư Việt SEO của bạn.

II. Microsoft Outlook 2016

Để định cấu hình Microsoft Outlook 2016, hãy làm theo hướng dẫn bên dưới.

1. Mở Microsoft Outlook 2016

Sau khi mở chương trình lần đầu tiên, một màn hình chào mừng sẽ bật lên. Nhấn Next để tiếp tục thiết lập.

Microsoft Outlook 2016

Sau đó, đánh dấu vào Có và nhấp vào Tiếp theo một lần nữa.

Trên trang Thêm tài khoản, chọn tùy chọn Thiết lập thủ công hoặc các loại máy chủ bổ sung và chọn Tiếp theo.

2. Định cấu hình máy chủ POP hoặc IMAP và SMTP

Chọn POP hoặc IMAP và nhấn Next để tiếp tục.

POP hoặc IMAP

Trên trang Cài đặt tài khoản POP và IMAP, hãy nhập tên và địa chỉ email đầy đủ của bạn.

Trong Thông tin máy chủ, nhấp vào menu thả xuống Loại tài khoản và chọn POP hoặc IMAP – chúng tôi sẽ chọn IMAP trong bước này.

Điền vào cả hai trường Máy chủ thư đến và Máy chủ thư đi (SMTP) với tên máy chủ máy chủ thư.

Sau đó, nhập địa chỉ email của bạn một lần nữa vào trường Tên người dùng cùng với mật khẩu và nhấp vào nút Cài đặt khác.

Tên người dùng cùng với mật khẩu

 

Trên cửa sổ bật lên tiếp theo, nhấp vào tab Máy chủ gửi đi. Đánh dấu chọn Máy chủ thư đi của tôi (SMTP) yêu cầu xác thực và chọn Sử dụng cùng cài đặt với máy chủ thư đến của tôi.

Sau đó, nhấp vào tab Nâng cao. Nhập số cổng của bạn vào các trường Máy chủ thư đến (IMAP) và Máy chủ thư đi (SMTP).

Máy chủ thư đến

Trong Máy chủ thư đến (IMAP), nhấp vào menu thả xuống Sử dụng loại kết nối được mã hóa sau và chọn mã hóa SSL. Nhấp vào OK.

Mã hóa sau và chọn mã hóa SSL

Khi bạn quay lại trang Thêm tài khoản, hãy nhấp vào Tiếp theo để tiếp tục.

3. Hoàn tất thiết lập

Outlook sẽ cố gắng kết nối với máy chủ thư đến của bạn và xác minh cài đặt.

Nó sẽ hiện thông báo tương tự như bên dưới nếu thành công. Nhấp vào Đóng để tiếp tục.

Hoàn tất thiết lập

Một cửa sổ khác nói rằng quá trình thiết lập đã kết thúc sẽ xuất hiện. Nhấp vào Kết thúc.

Bây giờ, bạn có thể bắt đầu sử dụng tài khoản email của mình. Đây là giao diện của Microsoft Outlook 2016 trông như thế nào:

Để thêm tài khoản email bổ sung vào Outlook 2016, chỉ cần đi tới Tệp -> Thêm tài khoản.

IMAP so với POP

IMAP và POP là các giao thức thư mà ứng dụng email khách sử dụng để truy cập thư từ máy chủ email.

Giao thức truy cập thư trên Internet (IMAP) giúp các ứng dụng email có thể đồng bộ hóa với máy chủ thư trong thời gian thực, cho phép người dùng truy cập email của họ trên nhiều thiết bị.

Khi sử dụng giao thức này, Outlook sẽ chỉ tải xuống thư sau khi bạn nhấp vào thư đó. Nó sẽ không tự động tải xuống bất kỳ tệp đính kèm nào.

Mặt khác, Giao thức Bưu điện (POP) tải xuống và lưu trữ thư cục bộ nhưng xóa chúng khỏi hộp thư đến của máy chủ. Điều này có nghĩa là hộp thư đến chỉ có thể được truy cập trên một thiết bị.

Ưu điểm của POP là người dùng vẫn có thể truy cập thư của họ ngay cả khi không có kết nối với máy chủ.

Nếu bạn không chắc nên sử dụng giao thức email nào, chúng tôi khuyên dùng IMAP vì nó sẽ cho phép bạn truy cập email trên nhiều thiết bị.

Ngoài ra, nếu bạn muốn giải phóng dung lượng trên máy chủ của mình và xem thư ngoại tuyến, hãy chọn POP.

Phần kết luận

Quá trình thiết lập Outlook rất đơn giản và chỉ mất vài phút.

Trước khi định cấu hình Microsoft Outlook, hãy nhớ chuẩn bị chi tiết cấu hình địa chỉ email, mật khẩu và giao thức email.

Hãy tóm tắt lại các bước chính để thiết lập Outlook, bất kể bạn sử dụng phiên bản nào:

  • Mở Microsoft Outlook – truy cập ứng dụng Outlook và chọn thiết lập tài khoản thư theo cách thủ công.
  • Định cấu hình máy chủ POP hoặc IMAP và SMTP – chọn loại tài khoản thư của bạn và nhập thông tin máy chủ thư đến và thư đi.
  • Hoàn tất thiết lập của bạn – đợi Outlook đồng bộ hóa thư của bạn. Nếu thông báo lỗi bật lên, hãy quay lại cài đặt và kiểm tra chi tiết cấu hình bạn đã nhập.

Khi chọn giữa IMAP và POP, hãy cân nhắc chọn cái trước vì nó cho phép bạn truy cập tài khoản email của mình trên các thiết bị khác nhau.

Chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn thiết lập tài khoản thư trên Microsoft Outlook. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào, vui lòng chia sẻ chúng trong phần bình luận.

Để lại Bình Luận